libracore AG - Rückblende ERPNext User Meeting - Teil 2

Dieser zweite Teil der ERPNext Conference Rückblende beschäftigt sich mit dem Datenmanagementsystem vom Landesverband Sächsischer Angler, gibt eine Einführung ins CRM, beleuchtet den automatischen Rechnungslauf in ERPNext und schliesst mit einer Übersicht diverser elektronischer Rechnungsstellungsarten ab. Neben den nachfolgend für Sie zusammengefassten Beiträgen, stehen alle Beiträge auch auf unserem Youtube-Kanal zur Verfügung: Videos auf YouTube

Datenmanagementsystem Anglerverband 'LANDA'
Zum Landesverband Sächsische Angler (LVSA) gehören 46'500 Angler, 600 Vereine und 3 Regionalverbände. Wichtige Stammdaten sind Fangmengen, 60 Fischarten, 800 Gewässer, Mitglieder- und Vereinsdaten. Das ERP System soll also die gesamte Vereinsverwaltung abbilden, dazu gehört auch das Bestellwesen, der Zeitschriftenversand und für die Zusammenarbeit ein ausgefeiltes Berechtigungsmanagement.

Wieso ERPNext?:

• Wertegetrieben, passt gut zu Community-Ansatz und OpenSource Gedanke von ERPNext
• Individuelle Lösung gefordert
• Erstellung eigener Formulare, Berichte, Ansichten
• Zukunftfähiges System
• Vereinfachte Oberfläche für Laien, Deutsch
• Mobil und am Computer
• Standortunabhängig interne Zusammenarbeit ermöglichen (Mitarbeiter und Angler)
• Schnelle und preiswerte Entwicklung
• Keine Lizenzkosten
• Eigene Instanz mit voller Kontrolle, Server in DE

All diese Punkte wurden zusammen mit Alyf GmbH aus Deutschland umgesetzt. Dazu wurden u.a. folgende neue Dokumententypen geschaffen: Mitglied, Verein und Fangmengenerfassung. Die Oberfläche wurde vereinfacht, nur für den Anwender essentielles wird angezeigt, Berichte wurden vereinfacht, die Sprache überall auf Deutsch übersetzt wo noch nicht vorhanden. In Bestellungen werden nach Eingabe des gewünschten Jahrs die in diesem Jahr verfügbaren Artikel automatisch in die Artikeltabelle geladen, somit braucht man nur die Mengen anzupassen.

Berechtigungsmanagement:
Hierarchie: Landesverband > Regionalverband > Untervereine > teils Ortsgruppen > Einzelne Mitglieder & Funktionen
Vereine dürfen in der Hierarche nur 'nach unten' schauen. Weiter hängt die Berechtigung von der Funktion ab. Im ERPNext standardmässig verfügbar sind:

• Rolle: Grundsätzlicher Zugriff auf alle Datensätze eines bestimmten Dokumententyps (z.B. Kunde, Artikel)
• Benutzerberechtigung: Einschränkung auf nur bestimmte Datensätze (z.B. nur Artikel der Artikelgruppe X)

Neu erstellt wurden die folgenden Dokumententypen:

• Funktionsart: Setzt Rollen und Benutzerberechtigungen pro Funktion
• Mitgliedsfunktion: Durch bestimmen des Vereins, Startdatum, Mitglied und Funktionsart, werden automatisch die Berechtigungen für dieses Mitglied per Stichtag gesetzt

Kontaktieren Sie den technischen Implementierungspartner:

Oder treten Sie mit dem Beratungspartner in Kontakt:

Oder direkt mit dem LVSA:

CRM in ERPNext
CRM (Customer Relationship Management), auf Deutsch etwa 'Management von Kundenbeziehungen' beinhaltet dessen Dokumentation und Verwaltung. In ERPNext können folgende Stadien der Kundengewinnung erfasst werden:

• Lead
• Chance (Opportunity)
• Angebot (Quotation)
• Kunde (Customer)

Lead und Chance bieten eine Klassifizierungsmöglichkeit (wer, um was geht's, geschätzter Wert, interner Verantwortlicher). Ab Stufe Chance sind Artikel anbietbar, noch ohne Preis. Diese werden ins Angebot übernommen. Mit dem Auftrag wird ein Lead zwingend zum Kunde.
Auswertungsmöglichkeiten:
Die Daten in ERPNext können u.a. über Listen eingesehen, als Excel/CSV-Tabellen importiert/exportiert werden, es gibt die Darstellung als KanBan Board (über Spalten schiebbar), und den Verkaufstrichter für den Kundengewinnungsteil.

Automatisierungen:
Auf vielen Dokumententypen gibt's Status die sich je nach Stufe selber anpassen (auszuliefern, bezahlt etc). Es ist möglich, intern Personen einem Dokumententypen zuzuweisen, dieser bekommt eine Emailbenachrichtigung der Zuweisung, ein Setzen des nächsten Kontaktdatums führt zu einer Emailbenachrichtigung an diesem Datum, Email-Berichte können automatisiert zugestellt werden.

Dies als kurzer Abriss der breiten CRM-Funktionen im ERPNext.

Kontaktieren Sie tüit:

Automatischer Rechnungslauf und Implementierung der SOAP WebService Schnittstelle von Fink System ZSW in ERPNext
Der automatische Rechnungslauf von ERPNext funktioniert “auf Knopfdruck” und verkürzt die Zeit, die firmenintern für Rechnungslegung benötigt wird, um ein Vielfaches. Während sich die monatliche Rechnungslegung vor Einführung von ERPNext über Tage hinzog, ist nun nur mehr eine Endkontrolle notwendig. Es wurde ein neuer DocType eingerichtet. Aus den darauf eingegebenen Infos werden die Rechnungen automatisch erstellt. Bei Änderungen zur vorherigen Rechnung wird das Dokument automatisch nur als Entwurf abgespeichert und dem Bearbeiter zur nochmaligen Überprüfung direkt angezeigt.

Durch die Implementierung der SOAP WebService Schnittstelle von Fink Systems ZSW in ERPNext ist es außerdem möglich, eine relevante Zeit- bzw. Kostenersparnis in der Datenbearbeitung zu erreichen. Die durch Fink System ZSW registrierten Arbeitszeiten für den Service sowie das dabei verwendete Material werden digital erfasst und können automatisch den im ERP angelegten Aufträgen zugeordnet werden und damit verrechnet werden. Diese Schnittstelle ist mittlerweile in vier verschiedenen Unternehmen implementiert und ermöglicht es, gemeinsam Kunden neue Lösungen anzubieten.

Kontaktieren Sie Fink Zeitsysteme GmbH:

Rechnungsstellung mit ERPNext
Unter Elektronischer Rechnungsstellung verstehen viele Personen etwas anderes. Wir unterscheiden hier zwischen menschenlesbaren, maschinenlesbaren und sich an der Grenze dazwischen befindende Rechnungsstellungen. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, unserer Meinung nach sind jedoch nur wenige sinnvoll. Nachfolgend zu allen im Bild gezeigten Rechungslegungen eine kurze Zusammenfassung.

QR mit Standard ISO 20022:

• Gebühren: Keine
• Referenzverfahren: Freitext, z.B. Rechnungsnummer, oder SCOR mit eindeutiger Nr.
• Übermittelt: Infos analog zum Einzahlungsschein
• Übermittelt nicht: Position, Zahlungsfrist

Der Kunde kann den QR-Code einscannen, die Zahlung wird automatisch mit den übermittelten Werten befüllt. Libracore bietet den Generator und den Server dafür kostenlos an. Die Daten werden dabei nur kurzfristig auf dem Server gespeichert - es kann auch ein eigener Server verwendet werden.

Schweizer QR-Rechnung - nur in der Schweiz

• Gebühren: Keine
• Referenzverfahren:
  
  • NON: RG-Nummer oder Freitext
  • SCOR: Prüfziffer
  • QRR: für QR-IBAN (CHXX 3XXX...) -> nicht kompatibel ausserhalb Schweiz

ZUGFeRD

• Gebühren: Keine
• Referenzverfahren: RG-Nummer
• Übermittelt: Position und Steuerinfo

Im ERPNextSwiss des libracore-Forks wird automatisch eine XML-Datein ins PDF eingebettet, dies wurde zusammen mit Odoo entwickelt. Die Herausforderung dieser medienbruchfreien und deshalb zukunftsträchtigen Technologie liegt darin, die kritische Masse zu erreichen. ZUGFeRD wird umso praktischer, desto mehr Unternehmen diese Rechnungsstellung zum Versenden und Empfangen verwenden. In Deutschland ist dieser Rechnungslegungsstandard im Öffentlichen Dienst zwingend.

EDI-Rechnungen

• Gebühren: Keine
• Referenzverfahren: Rechnungsnummer

Libracore ist aktuell keine Implementierung mit ERPNext bekannt, eine Schnittstelle zum EDI ist aber im nächsten Jahr geplant.

cXML-Rechnungen

Aus einer Rechnung wird eine XML-Datei generiert und dem Kunden übertragen. Libracore ist aktuell keine Implementierung mit ERPNext bekannt.

E-Rechnungen / ebInterface (AT)

Dies ist ein österreichischer XML-Standard für Rechnungen, der in der Öffentlichen Verwaltung erforderlich ist. Im ERPNextAustria Modul ist dies verfügbar. Auf dem Rechnungs Dokumententyp gibts eine Taste welche ein XML generiert, dieses kann beim Bund hochgeladen werden.

ERPNext - ERPNext

Entweder zwischen Unternehmen die beide ERPNext einsetzen, oder in Form von Intracompany Strukturen ist dies eine sehr mächtige Schnittstelle, da bis anhin hoch kundenspezifisch gibts hier noch keine standardmässig verfügbare Lösung. Über eine REST-API kann die Schnittstelle erstellt werden.

eBill (CH)

Proprietäres System, die Rechungen werden über eine Plattform des Unternehmens SIX ans Ebanking des Empfängers übermittelt. Durch Zahlung per Knopfdruck einfach für den Endnutzer, aber kostenpflichtig für den Rechnungsersteller:
Fix 400.-/Jahr + CHF 0.40/Rechnung (Stand 10.2021)

LSV - Lastschriftverfahren

In erster Linie für wiederkehrende Leistungen, ist gebührenfrei. Der Kunde muss den Rechnungssteller ermächtigen, Geld vom Konto abzubuchen. Im ERPNextSwiss kann dann ein Einzugsvorschlag erstellt werden, welcher nach manueller Bestätigung an die Bank übermittelt werden kann. Der Bankassistent ist hilfreich um Rechungen und Zahlungen zu verknüpfen.

Empfehlung
Natürlich kommt es immer auf den spezifischen Fall an, aber generell empfehlen wir für B2B ZUGFeRD zu verwenden, da medienbruchfrei, kostenlos und am meisten Info digital übermittelt werden können. Für den B2C Sektor kann die QR-Rechnung ein nützliches Feature sein - man bedenke jedoch dass ein QR-Code auf einem Mobiltelefon nur mässig hilfreich ist, da nicht einfach gescannt werden kann, insofern nützlicher über die Nutzung eines Computers.

Kontaktieren Sie libracore für Fragen zur Rechnungstellung / EPRNext:

Wir, die libracore AG hatten grosse Freude an der regen Teilnahme und dem Interesse an der Konferenz und möchten hiermit nochmals allen Teilnehmenden und Mitwirkenden für Ihr Engagement danken.